Politique administrative

1. La présente politique a pour objet de déterminer les conditions des contrats conclus par le Conseil de la magistrature (le Conseil) avec une personne morale de droit privé à but lucratif, une société en nom collectif, en commandite ou en participation, une entreprise individuelle ou une entreprise dont la majorité des employés sont des personnes handicapées.
2. Dans le respect de tout accord intergouvernemental applicable au Conseil, la présente politique vise à promouvoir :
   1. la transparence dans les processus contractuels;
   2. le traitement intègre et équitable des fournisseurs
   3. la possibilité pour les fournisseurs qualifiés de participer aux appels d’offres du Conseil;
   4. la mise en œuvre de systèmes d’assurance de la qualité dont la portée couvre la fourniture de biens et la prestation de services requis par le Conseil;
   5. la reddition de comptes fondée sur l’imputabilité des dirigeants d’organismes publics et sur la bonne utilisation des fonds publics.
3. La présente politique s’applique aux contrats suivants conclus par le Conseil :
   1. les contrats d’approvisionnement, incluant les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter les frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien du bien;
   2. le traitement intègre et équitable des fournisseurs
   3. les contrats de services, lesquels comprennent les contrats de services de nature technique ou de services professionnels, les contrats d’entreprise visés au Code civil du Québec, les contrats d’aménagement, les contrats d’affrètement, les contrats d’assurance de dommages et les contrats de transport.
4. La politique ne s’applique pas aux contrats de construction, le Conseil utilisant, au besoin, les services de la Société immobilière du Québec.

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SECTION 1 – CONTRATS SOUMIS À LA PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES PUBLIC

4. Le Conseil a recours à la procédure d’appel d’offres public pour la conclusion des contrats suivants :
   1. tout contrat d’approvisionnement dont le montant est égal ou supérieur au seuil minimal prévu dans tout accord intergouvernemental applicable, soit 25 000 $;
   2. tout contrat de services dont le montant est égal ou supérieur au seuil minimal prévu dans tout accord intergouvernemental applicable, soit 100 000 $.
   Aux fins de déterminer le montant du contrat, le Conseil considère l’engagement financier total qui en découle en tenant compte des renouvellements qui y sont prévus.
5. L’appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres approuvé par le gouvernement.

SECTION 2 – CONTRATS POUVANT ÊTRE CONCLUS DE GRÉ À GRÉ

1. Un contrat dont le montant est égal ou supérieur au seuil d’appel d’offres prévu à l’article 5 peut être conclu de gré à gré dans l’un ou l’autre des cas suivants :
   1. lorsqu’en raison d’une urgence, la sécurité des biens et des personnes est en cause;
   2. lorsqu’un seul contractant est possible en raison d’une garantie, d’un droit de propriété ou d’un droit exclusif, tel un droit d’auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique du bien ou du service requis;
   3. lorsqu’un fournisseur détient un droit d’auteur ou de propriété lui procurant un avantage significatif par rapport à d’autres fournisseurs potentiels et qu’il n’y a pas de concurrence possible étant donné qu’il est le seul fournisseur en mesure de présenter une offre à des conditions économiques avantageuses;
   4. lorsqu’il n’existe qu’un fournisseur ayant un établissement au Québec ou, lorsqu’un accord intergouvernemental est applicable, au Québec ou dans un territoire visé par cet accord qui, après une recherche sérieuse et documentée, est le seul à pouvoir répondre aux spécifications requises et à posséder les qualifications nécessaires à la réalisation du contrat ou encore il n’existe aucun fournisseur sur le territoire concerné répondant à ces exigences;
   5. lorsque le bien à acheter a déjà fait l’objet d’un contrat de location et que les paiements sont partiellement ou totalement crédités à l’achat;
   6. lorsqu’il s’agit d’une question confidentielle ou protégée et qu’il est raisonnable de croire que sa divulgation, dans le cadre d’un appel d’offres public, pourrait en compromettre la nature ou nuire de quelque autre façon aux intérêts du Conseil;
   7. lorsqu’il s’agit d’un contrat qui concerne l’acquisition de livres ou un contrat d’abonnement;
   8. lorsqu’il s’agit d’un contrat de services juridiques, financiers ou bancaires;
   9. lorsqu’il s’agit d’un contrat de services qui concerne l’engagement d’un enquêteur, d’un conciliateur, d’un négociateur ou d’un arbitre dans le domaine des relations de travail, d’une personne devant agir à titre de témoin expert devant un tribunal, d’un médecin ou d’un dentiste en matière d’évaluation médicale liée à leur spécialité;
   10. lorsqu’il est possible de démontrer, compte tenu de l’objet du contrat et dans le respect des principes énoncés à l’article 2, qu’un appel d’offres ne servirait pas l’intérêt public.

SECTION 3 – CONTRATS DONT LE MONTANT EST INFÉRIEUR AU SEUIL D’APPELS D’OFFRES PUBLIC

1. Lors de l’adjudication ou l’attribution d’un contrat dont le montant est inférieur aux seuils prévus à l’article 5, le Conseil évalue la possibilité :
   1. de procéder par appel d’offres public ou sur invitation;
   2. d’instaurer, sous réserve de tout accord intergouvernemental applicable, des mesures favorisant l’acquisition de biens ou de services auprès de concurrents ou de contractants du Québec;
   3. d’effectuer une rotation parmi les fournisseurs auxquels elle fait appel ou de recourir à de nouveaux fournisseurs;
   4. de mettre en place des dispositions de contrôle relatives au montant de tout contrat et de toute dépense supplémentaire qui s’y rattache, plus particulièrement lorsqu’il s’agit d’un contrat de gré à gré;
   5. de se doter d’un mécanisme de suivi permettant d’assurer l’efficacité et l’efficience des procédures utilisées à l’égard de tout contrat dont le montant est inférieur au seuil d’appel d’offres public.

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1. La procédure d’appel d’offres public doit être réalisée conformément aux dispositions du présent chapitre.
   
   Toutefois, lorsque le Conseil procède à un appel d’offres pour l’adjudication d’un contrat d’un montant inférieur au seuil d’appels d’offres publics, les exigences peuvent différer.

SECTION 1 – DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES

1. Tout appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres
   
   Cet avis fait partie des documents d'appel d'offres et indique :
   1. l’identification du Conseil;
   2. la nature et le montant de la garantie de soumission exigée, le cas échéant;
   3. l'applicabilité ou non d'un accord intergouvernemental;
   4. l'endroit où se procurer les documents d'appel d'offres ou obtenir des renseignements;
   5. l'endroit prévu ainsi que la date et l'heure limites fixées pour la réception et l'ouverture des soumissions, le délai de réception ne pouvant être inférieur à 15 jours à compter de la date de la diffusion de cet avis;
   6. le fait que le Conseil ne s'engage à accepter aucune des soumissions reçues.
2. Le Conseil doit prévoir dans ses documents d'appel d'offres :
   1. la description des besoins et des modalités de livraison ou d'exécution;
   2. les conditions d'admissibilité exigées d'un fournisseur et les conditions de conformité des soumissions;
   3. la liste des documents ou autres pièces exigés des fournisseurs;
   4. les modalités d'ouverture des soumissions;
   5. lorsqu'une évaluation de la qualité des soumissions est prévue, les règles d'évaluation, incluant les critères retenus et leur poids respectif;
   6. la règle d'adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, toute modalité de calcul applicable aux fins de l'adjudication;
   7. le contrat à être signé.
3. Les conditions d'admissibilité exigées d'un fournisseur pour la présentation d'une soumission sont les suivantes :
   1. posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;
   2. avoir au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;
   3. satisfaire à toute autre condition d'admissibilité prévue dans les documents d'appel d'offres.
   Malgré le paragraphe 2° du premier alinéa, lorsque la concurrence est insuffisante, le Conseil peut rendre admissible tout fournisseur qui a un établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu'il en fasse mention dans les documents d'appel d'offres.
   
   Le défaut d'un fournisseur de respecter l'une de ces conditions le rend inadmissible.
4. Les conditions de conformité doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d'une soumission, soit :
   1. le non-respect de l'endroit prévu, de la date et de l'heure limites fixées pour la réception des soumissions;
   2. l'absence d'un document requis;
   3. l'absence d'une signature requise d'une personne autorisée;
   4. une rature ou une correction apportée au prix soumis et non paraphée;
   5. une soumission conditionnelle ou restrictive;
   6. le prix soumis et la démonstration de la qualité non présentés séparément tel que l'exige l'article 22, le cas échéant;
   7. le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d'appel d'offres comme entraînant le rejet automatique d'une soumission.
5. Le Conseil peut, à la condition qu'il en fasse mention dans les documents d'appel d'offres, se réserver la possibilité de refuser tout fournisseur qui, au cours des 2 années précédant la date d'ouverture des soumissions, a fait l'objet d'une évaluation de rendement insatisfaisant de la part du Conseil, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l'objet d'une résiliation de contrat en raison de son défaut d'en respecter les conditions.
6. Le Conseil peut modifier ses documents d'appel d'offres s'il transmet un addenda aux fournisseurs concernés par l'appel d'offres.
   
   Si la modification est susceptible d'avoir une incidence sur les prix, l'addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d'autant de jours qu'il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

SECTION 2 – CONTRAT D’APPROVISIONNEMENT OU DE SERVICES DE NATURE TECHNIQUE

§ 1. Mode de sollicitation et ouverture des soumissions

1. Le Conseil sollicite uniquement un prix pour adjuger un contrat d’approvisionnement ou un contrat de services de nature technique.
2. Le Conseil ouvre publiquement les soumissions en présence d'un témoin à l'endroit prévu, à la date et à l'heure limites fixées dans les documents d'appel d'offres.
   
   Lors de l'ouverture publique, le nom des fournisseurs ainsi que leur prix total respectif sont divulgués, sous réserve de vérifications ultérieures.

§ 2. Examen des soumissions et adjudication du contrat

1. Le Conseil procède à l'examen des soumissions reçues en vérifiant l'admissibilité des fournisseurs et la conformité de leur soumission.
   
   S'il rejette une soumission parce que le fournisseur n'est pas admissible ou parce que cette soumission est non conforme, il en informe le fournisseur en mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l'adjudication du contrat.
2. Le Conseil adjuge un contrat d’approvisionnement ou un contrat de services de nature technique au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas.
   
   Dans le cadre d’un contrat d’approvisionnement, le Conseil peut, dans la détermination du prix le plus bas, tenir compte des coûts d’impact liés à cette acquisition et ainsi ajuster les prix soumis. Cet ajustement des prix doit cependant être fondé sur des éléments quantifiables et mesurables clairement identifiés aux documents d’appel d’offres.
3. Lorsqu'il y a égalité des résultats à la suite d'un appel d'offres, le contrat est adjugé par tirage au sort.
4. Le Conseil adjuge le contrat en fonction des besoins décrits et des règles établies dans les documents d'appel d'offres et selon le prix soumis.
   
   Le Conseil peut toutefois négocier le prix soumis et le prix indiqué au contrat peut alors être inférieur au prix soumis lorsque les conditions suivantes sont réunies :
   1. un seul fournisseur a présenté une soumission conforme;
   2. le fournisseur a consenti un nouveau prix;
   3. il s'agit de la seule modification apportée aux conditions énoncées dans les documents d'appel d'offres ou à la soumission dans le cadre de cette négociation.

SECTION 3 – CONTRAT DE SERVICES PROFESSIONNELS

§ 1. Mode de sollicitation et ouverture des soumissions

1. Le Conseil évalue le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger un contrat de services professionnels; il sollicite alors un prix, lorsque requis, et une démonstration de la qualité en fonction de critères d’évaluation prédéterminés.
   
   Le prix et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément afin de permettre l’application du premier alinéa de l’article 27.
2. Les dispositions du premier alinéa de l’article 17 s’appliquent au contrat de services professionnels. De plus, lors de l’ouverture publique des soumissions, seul le nom des fournisseurs est divulgué.

§ 2. Examen des soumissions et adjudication du contrat

1. Les dispositions de l’article 18 s’appliquent au contrat de services professionnels.
2. Le Conseil évalue la qualité des soumissions sur la mesure du niveau de qualité suivie du calcul du rapport qualité-prix. Il doit appliquer les conditions et modalités d'évaluation prévues à l'annexe 1 et adjuger le contrat au fournisseur qui a soumis le prix ajusté le plus bas.
3. Le Conseil peut aussi procéder à un appel d'offres public en 2 étapes en vue d'adjuger un contrat.
   
   À la première étape, le Conseil sélectionne les fournisseurs en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité. Les documents d'appel d'offres doivent indiquer le nombre de fournisseurs qui seront invités à participer à la deuxième étape.
   
   Le comité de sélection évalue la qualité d'une soumission selon les conditions et modalités prévues aux articles 1 à 7 de l'annexe 1 et seuls les fournisseurs qui ont obtenu les notes finales les plus élevées sont retenus.
   
   À la deuxième étape, le Conseil invite les fournisseurs sélectionnés à présenter une soumission comportant uniquement un prix ou une démonstration de la qualité, et, le cas échéant, un prix.
   
   Lorsque seul un prix est demandé, les articles 16 à 21 s'appliquent, et lorsque le niveau de qualité de la soumission est évalué, les articles 22 à 25 et 27 à 28 s'appliquent.
4. Les soumissions sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par le Conseil. Le comité procède à l'évaluation de la qualité, et ce, sans connaître le prix soumis par le fournisseur.
   
   Le comité de sélection doit être composé d'un secrétaire chargé d'en coordonner les activités et d'au moins 3 membres.
5. Les dispositions des articles 20 et 21 s’appliquent au contrat de services professionnels, sous réserve que la condition prévue au paragraphe 1° du deuxième aliéna de l’article 21 est qu’un seul fournisseur a présenté une offre acceptable.
6. Le Conseil informe chaque soumissionnaire du résultat de l'évaluation de la qualité de sa soumission dans les 15 jours suivant l'adjudication du contrat.
   
   Les renseignements transmis au soumissionnaire sont :
   1. la confirmation de l'acceptation ou non de sa soumission;
   2. sa note pour la qualité, son prix ajusté et son rang en fonction des prix ajustés;
   3. le nom de l'adjudicataire, sa note pour la qualité et le prix qu'il a soumis ainsi que le prix ajusté qui en découle.

SECTION 4 – MODALITÉS PARTICULIÈRES

1. Malgré l’article 16, le Conseil peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission pour adjuger un contrat d’approvisionnement ou de services de nature technique; il applique alors les dispositions de la section 3.
2. Malgré l’article 22, le Conseil peut décider de solliciter uniquement un prix pour adjuger un contrat de services professionnels; il applique alors les dispositions de la section 2.

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SECTION 1 – AUTORISATION REQUISE

1. L’adjudication d’un contrat doit être préalablement autorisée par le Conseil si le montant est égal ou supérieur à 100 000 $.

SECTION 2 – SUPPLÉMENT

1. Un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n'en change pas la nature.
   
   Toutefois, dans le cas d'un contrat comportant une dépense supérieure au seuil d'appel d'offres public prévu à l’article 5, une modification qui occasionne une dépense supplémentaire doit de plus être autorisée par le Conseil. Le total des dépenses ainsi autorisées ne peut cependant excéder 10 % du montant initial du contrat, tel que défini au deuxième alinéa de l’article 5.

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1. Les procédures d’adjudication d’un contrat entamées avant l’entrée en vigueur de la présente politique se poursuivent conformément aux dispositions en vigueur au début des procédures d’adjudication.
2. La politique sur l’attribution des contrats du Conseil de la magistrature entre en vigueur le 26 août 2009.